Minggu, 21 Februari 2010

PENJELASAN I

SOSIALISASI DAN PENYEBARAN INFORMASI

Sosialisasi dan penyebaran informasi dalam PNPM Mandiri Perdesaan merupakan upaya untuk memperkenalkan dan menyebarluaskan informasi mengenai program dan pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan kepada masyarakat. Upaya ini juga diharapkan menjadi media pembelajaran mengenai konsep, prinsip, prosedur, kebijakan, tahapan pelaksanaan dan hasil pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan kepada masyarakat luas.

Masyarakat yang dimaksud adalah masyarakat penerima manfaat langsung kegiatan, yakni Rumah Tangga Miskin; para pelaku program; instansi atau lembaga pendukung pelaksana PNPM Mandiri Perdesaan lainnya, baik dari kalangan pemerintah dan swasta; serta kelompok masyarakat umum lainnya.

Hasil yang diharapkan dari proses sosialisasi dan penyebaran informasi adalah dimengerti dan dipahaminya konsep, prinsip prosedur, kebijakan dan tahapan pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan secara utuh, khususnya masyarakat di lokasi program sebagai pelaku sekaligus sasaran penerima program, masyarakat umum, instansi atau lembaga lainnya. Dengan demikian, upaya pelembagaan dan pengintegrasian prinsip serta prosedur program dalam masyarakat dan sistem pemerintahan regular, dapat berjalan optimal.

Guna mencapai pemahaman yang utuh tentang PNPM Mandiri Perdesaan di lokasi program, serta dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan pemahaman masyarakat luas terhadap keberadaan program, maka dalam pelaksanaannya, proses sosialisasi dan penyebaran informasi ini harus dilakukan secara terpadu dan berkelanjutan oleh berbagai pihak. Baik dalam berbagai kesempatan dan kegiatan yang khusus dibuat oleh program maupun kesempatan dan kegiatan lain terdapat di setiap lokasi program.


1.1. PELAKU-PELAKU SOSIALISASI

Guna mengoptimalkan maksud dan tujuan tersebut diatas, perlu dibentuk dan ditetapkan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan sosialisasi dan penyebaran informasi PNPM Mandiri Perdesaan di setiap tingkatan. Pihak-pihak tersebut dapat berasal dari para pelaku PNPM Mandiri Perdesaan serta kader masyarakat secara partisipatif dan swadaya, yang kemudian disebut sebagai Tim Sosialisasi.

1.1.1. Tim Sosialisasi Nasional

Tim Sosialisasi Nasional terdiri dari perwakilan Tim koordinasi PNPM Mandiri Perdesaan Nasional dan Sekretariat Nasional PNPM Mandiri Perdesaan, serta Konsultan Manajemen Nasional (KM-Nasional). Tim koordinasi dapat menunjuk perwakilan dari unsur-unsur tersebut sebagai bagian dari tim kerjanya.

Tugas dan tanggung jawab tim adalah: (1) menyusun petunjuk teknis pelaksanaan sosialisasi dan penyebaran informasi; (2) menyusun agenda (rencana kerja) sosialisasi dan penyebaran informasi di tingkat pusat yang dijadikan rujukan bagi daerah; (3) menyusun dan menyiapkan anggaran untuk pelaksanaan sosialisasi dan penyebaran informasi; (4) mengoordinasikan kebijakan program sosialisasi dan penyebaran informasi ke daerah; (5) melaksanakan sosialisasi di tingkat pusat dan daerah; (6) memantau dan mengevalusi pelaksanaan sosialisasi dan penyebaran informasi, baik di tingkat pusat maupun daerah; dan (7) menyusun laporan pelaksanaan program sosialisasi dan penyebaran informasi, yang diintegrasikan dalam laporan bulanan program.

Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, tim ini bertanggung jawab kepada Satuan Kerja/ Pembina Program PNPM Mandiri Perdesaan.

1.1.2. Tim Sosialisasi Daerah

Tim Sosialisasi Daerah terdiri dari Tim Sosialisasi Provinsi dan Tim Sosilisasi Kabupaten. Setiap tim terdiri dari unsur-unsur Tim koordinasi Provinsi dan Kabupaten, Sekretariat PNPM Mandiri Perdesaan Provinsi dan Kabupaten, serta dari KM-Nasional di Provinsi (KM-Prov) dan Fasilitator Kabupaten. Tim ini dikoordinir oleh Tim koordinasi Provinsi untuk tingkat Provinsi dan Tim koordinasi Kabupaten di masing-masing lokasi.

Tugas dan tanggung jawab tim adalah: (1) menyusun agenda (rencana kerja) sosialisasi dan penyebaran informasi di daerah; (2) menyusun dan menyiapkan anggaran untuk pelaksanaan sosialisasi dan penyebaran informasi di daerah; (3) melaksanakan sosialisasi dan penyebaran informasi di tingkat daerah; (4) memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program sosialisasi dan penyebaran informasi di daerahnya; dan (5) menyusun laporan pelaksanaan program yang diintegrasikan dalam laporan bulanan KM-Prov dan Fasilitator Kabupaten.

Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, tim ini bertanggung jawab kepada konsultan di atasnya dan Satuan Kerja/ Pembina Program PNPM Mandiri Perdesaan.

1.1.3. Pelaksana Teknis Sosialisasi di Lapangan

Pelaksana Teknis Sosialisasi dapat terdiri dari unsur-unsur perangkat Kecamatan dan Desa, Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK), Fasilitator Kecamatan, Pendamping Lokal (PL), Badan Kerjasama Antar Desa (BKAD), Fasilitator Desa (FD) atau Kader Pemberdayaan Masyarakat Desa (KPMD), dan didukung oleh Badan Perwakilan Desa (BPD), Tim Pengelola dan Pemelihara Prasarana (TP3), Tim Pemantau, dan tokoh-tokoh masyarakat yang ada di wilayah tersebut. Pelaksana teknis sosialisasi di lapangan ini bertugas melaksanakan kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi kepada masyarakat langsung di kecamatan dan desa, dengan didukung oleh Tim Sosialisasi Kabupaten.

Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, tim ini bertanggung jawab kepada masyarakat dan konsultan di atasnya. Upaya pelaksanaan sosialisasi di lapangan menjadi salah satu indikator penilaian kinerja.

Tokoh-tokoh masyarakat, seperti pemuka agama, tokoh adat atau tokoh pemuda, yang ada di perdesaan, seringkali merupakan tokoh panutan yang dipercaya dalam ucapan maupun tindakannya. Oleh sebab itu, keberadaan tokoh-tokoh tersebut menjadi salah satu pendukung kegiatan sosialisasi dan penyebarluasan informasi program. Hubungan yang baik dan intensif dengan tokoh-tokoh tersebut dapat meningkatkan keberhasilan kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi PNPM Mandiri Perdesaan kepada masyarakat.

1.1.4. Rapat koordinasi Tim Sosialisasi

Para anggota tim perlu melakukan Rapat koordinasi Tim Sosialisasi secara berkala. Rapat koordinasi ini dimaksudkan sebagai wadah pertemuan para anggota tim untuk tujuan-tujuan berikut: (1) mengumpulkan/memetakan pelaksanaan sosialisasi dan penyebaran informasi yang telah dilakukan; (2) mengevaluasi program yang telah dilakukan dengan membahas kelemahan dan kekuatannya; (3) membahas rencana kegiatan/tindak lanjut sosialisasi dan penyebaran informasi dengan mengacu pada program yang telah ada; dan (4) apabila dirasa perlu, merumuskan kembali kemungkinan perubahan strategi sosialisasi dan penyebaran informasi.

Rapat koordinasi Tim Sosialisasi Pusat dapat dilangsungkan bersamaan dengan Rapat koordinasi di tingkat Provinsi atau Rapat koordinasi di tingkat Kabupaten yang telah ada atau terjadwal. Rapat koordinasi di tingkat Pusat dapat dilakukan bersamaan dengan Rapat Pimpinan KM-Nasional, yang diadakan secara regular setiap tiga bulan. Secara umum, materi rapat dalam setiap pertemuan adalah perkembangan pelaksanaan program sosialisasi di daerah. Materi ini dapat dibagi ke dalam tiga topik, yaitu:

a. Program sosialisasi yang telah dilaksanakan
b. Kelemahan dan kekuatan program yang telah terlaksana baik secara teknis maupun substansi serta rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya
c. Rekomendasi untuk rencana aksi program sosialisasi selanjutnya

1.2. MEDIA SOSIALISASI
Upaya sosialisasi dan penyebaran informasi dapat dilakukan melalui dua cara, yakni:

 Pertemuan Langsung
 Media Informasi, dengan menggunakan media komunikasi/ informasi dan media alternatif lain, termasuk kegiatan promosi yang sifatnya terbuka untuk umum.

1.2.1. PERTEMUAN LANGSUNG
Sosialisasi dan penyebaran informasi melalui pertemuan langsung dilakukan di setiap tingkatan, mulai dari tingkat nasional, provinsi, kabupaten sampai kecamatan dan desa, bahkan di dusun-dusun/kelompok. Selain dalam pertemuan-pertemuan formal yang sengaja diadakan dalam rangka pelaksanaan program, sosialisasi dan penyebaran informasi juga dapat dilakukan inter-personal/kelompok kecil secara informal atau memanfaatkan forum-forum pertemuan yang telah ada sebelumnya di lokasi.

Pertemuan sosialisasi dan penyebaran informasi yang sengaja diadakan dalam rangka PNPM Mandiri Perdesaan adalah sebagai berikut:

a. Pertemuan Sosialisasi di Provinsi
b. Pertemuan Sosialisasi di Kabupaten
c. Sosialisasi di Kecamatan melalui Musyawarah Antar-Desa
d. Sosialisasi di Desa melalui Musyawarah Desa
e. Sosialisasi di Dusun dan Kelompok Masyarakat, sekaligus sebagai media penggalian gagasan dari masyarakat

(Lebih lengkap mengenai tujuan, hasil yang diharapkan dan proses pelaksanaannya lihat Penjelasan III PTO tentang Musyawarah-Musyawarah PNPM Mandiri Perdesaan)

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan ketika melaksanakan kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi melalui forum-forum pertemuan, antara lain:

- Tentukan tujuan/ hasil yang ingin dicapai dari sosialisasi yang akan dilakukan
- Pastikan persiapan penyelenggaraan pertemuan (lihat Ceklis Persiapan Penyelenggaraan Pertemuan Sosialisasi)
- Pastikan ketersediaan materi yang akan diinformasikan atau disampaikan (lihat Ceklis Informasi PNPM Mandiri Perdesaan untuk disampaikan dalam Pertemuan Sosialisasi).
- Kesiapan untuk penyampaian materi seperti: metode, media atau alat yang digunakan
- Evaluasi hasil sosialisasi yang dilakukan untuk melihat tingkat keberhasilanya. Hasil evaluasi ini dapat dijadikan pegangan bila akan melakukan sosialisasi lanjutan. Lihat Bagan Alir Sosialisasi (Gambar Halaman 19)

(Metode, media atau alat yang digunakan dalam sosialisasi dan penyebaran informasi melalui pertemuan, lihat Penjelasan III PTO tentang Musyawarah-Musyawarah PNPM Mandiri Perdesaan. Sedangkan tentang teknik fasilitasi dalam suatu pertemuan, lihat Penjelasan II PTO tentang Fasilitasi dan Pelatihan)

Untuk membantu memastikan agar proses sosialisasi dan penyebaran informasi PNPM Mandiri Perdesaan melalui forum-forum pertemuan ini berjalan lancar dan tidak ada informasi yang terlewatkan, maka perlu dibuat ceklis tentang persiapan yang harus dilakukan dan informasi-informasi yang perlu disampaikan.

Ceklis tersebut dapat dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan dan kondisi di tiap-tiap daerah atau tujuan pertemuan. Namun demikian, sebagai acuan awal dapat menggunakan ceklis berikut ini.
























































































































a. Pertemuan Sosialisasi di Provinsi dan Kabupaten

Di tingkat provinsi dan kabupaten, forum-forum pertemuan langsung yang diselenggarakan dalam rangka sosialisasi ataupun pertemuan PNPM Mandiri Perdesaan, yaitu:

- Pertemuan Sosialisasi di Provinsi. Pertemuan ini diselenggarakan oleh Tim koordinasi untuk menyosialisasikan dan menyebarkan informasi mengenai kebijakan program, dengan mengundang para pemangku kepentingan PNPM Mandiri Perdesaan dan khalayak luas. KM-Provinsi harus dapat memfasilitasi upaya penyampaian kebijakan-kebijakan dasar pelaksanaan program dengan baik. Pertemuan ini didukung dengan pertemuan sosialisasi di tingkat Kabupaten.

- Pertemuan Sosialisasi di Kabupaten. Pertemuan ini bertujuan untuk menyampaikan teknis atau tahapan pelaksanaan kegiatan program di lapangan kepada aparat di tingkat kabupaten.

- Rapat Dengar Pendapat dengan Legislatif (Hearing). Pertemuan ini dibuat untuk menyosialisasikan program dan hasilnya kepada anggota legislatif agar terjadi pemahaman dan kesamaan persepsi mengenai program guna menghasilkan komitmen dalam pendanaan, perluasan dan pengintegrasian program ke dalam sistem pembangunan reguler.

b. Pertemuan Sosialisasi Lain

Sosialisasi dan penyebaran informasi harus dilakukan terus-menerus secara berkesinambungan, tidak hanya melalui forum resmi untuk PNPM Mandiri Perdesaan, tetapi juga dalam pertemuan-pertemuan lain secara formal dan informal. Baik yang dirancang sendiri maupun dengan memanfaatkan forum-forum pertemuan yang telah ada. Forum-forum pertemuan lain yang dapat dijadikan media sosialisasi dan penyebaran informasi PNPM Mandiri Perdesaan diantaranya:

- Rapat koordinasi Instansi (dan Antar-Instansi) di Provinsi dan Kabupaten. Konsultan perlu lebih proaktif (melakukan pemetaan) jadwal rapat setiap instansi dan mencari celah yang dapat dimanfaatkan untuk memfasilitasi kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi program.

Target/ Sasaran : Aparat instansi terkait
Waktu Pelaksanaan : Sesering mungkin

- Forum Seminar/ Diskusi Terbuka atau Lokakarya. Forum-forum ini juga sangat efektif untuk sosialisasi program kepada khalayak umum. Konsultan dapat memfasilitasi pelaksanaan forum-forum tersebut ddan bekerjasama dengan berbagai pihak yang konsen terhadap upaya pemberdayaan masyarakat dan penanggulangan kemiskinan. Konsultan juga dapat memanfaatkan forum seminar/diskusi/lokakarya yang akan diselenggarakan pihak lain untuk mensosialisasikan program.


Target/ Sasaran : Aparat terkait, LSM, akademisi, usahawan, media massa dan masyarakat pemerhati isu tersebut
Waktu Pelaksanaan : 2-4 kali dalam setahun

- Sosialisasi kepada Kalangan Akademisi. Selain menyosialisasikan program, keuntungan lain dari sosialisasi ke kalangan akademisi adalah diperolehnya saran/ masukan demi perbaikan pelaksanaan program, juga bantuan upaya peningkatan kapasitas masyarakat dan pelaku program di lapangan.

1) Konsultan dapat mengundang staf Lembaga Pengabdian Masyarakat (LPM) dari perguruan tinggi di lokasi tugas untuk bertukar pengalaman dalam bidang pemberdayaan masyarakat, baik dalam Rapat koordinasi Konsultan atau forum-forum yang dibuat sendiri.

2) Konsultan dapat mengundang kalangan akademisi untuk melakukan studi banding atau penelitian dan pengabdian masyarakat/ Kuliah Kerja Nyata Mahasiswa (KKNM) di lokasi PNPM Mandiri Perdesaan secara swadaya, atau dengan menjadi narasumber (mendorong pelaku program lain menjadi narasumber) bagi kegiatan diskusi di kalangan mahasiswa. Hal ini dapat dilakukan mengingat visi-misi LPM dan kegiatan pengabdian masyarakat Perguruan Tinggi memiliki kesamaan tujuan dengan PNPM Mandiri Perdesaan.

Target/ Sasaran : Kalangan akademisi
Waktu Pelaksanaan : Disesuaikan dengan jadwal akademik

Untuk pertemuan sosialisasi lainnya ini, materi sosialisasi yang perlu disiapkan juga harus lebih beragam, seperti:

1) Materi untuk dibagikan ke peserta
i. Booklet Profil Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan per provinsi/kabupaten/kecamatan (sesuai kebutuhan), diantaranya berisi kilasan informasi PNPM Mandiri Perdesaan secara umum; cakupan lokasi dan alokasi dana di wilayah yang bersangkutan; tingkat partisipasi masyarakat; kemajuan tahapan kegiatan/penyerapan dana; hasil-hasil kegiatan; kemajuan peningkatan kapasitas sumberdaya manusia (SDM) dan jumlah SDM yang telah mendapat peningkatan kapasitas; serta masalah/kendala yang dihadapi. Berkaitan dengan hal ini, konsultan dan fasilitator harus secara periodik memperbaharui booklet tersebut, minimal setiap tiga bulan
ii. Map Paket Informasi PNPM Mandiri Perdesaan
iii. Brosur program (bila tersedia).

2) Materi untuk ditempel/dipasang di ruang pertemuan
i. Poster-poster program
ii. Alur tahapan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan
iii. Foto-foto hasil kegiatan
iv. Grafik tingkat partisipasi masyarakat (terutama RTM dan kaum perempuan)

3) Materi untuk presentasi
i. Slideshow/powerpoint/ yang berisi Informasi umum PNPM Mandiri Perdesaan dan informasi khusus sesuai tujuan yang ingin dicapai dan peserta pertemuan
ii. Videoshow kegiatan di lokasi masing-masing/film yang dimiliki.

c. Pertemuan Sosialisasi di Kecamatan dan Desa

Sosialisasi dan penyebaran informasi di tingkat Kecamatan dan desa yang sengaja diadakan dalam rangka PNPM Mandiri Perdesaan adalah:

- Musyawarah Antar-Desa (MAD) Sosialisasi, yang merupakan pertemuan masyarakat antardesa untuk menyampaikan informasi mengenai tujuan, prinsip, kebijakan, prosedur maupun hal-hal lain yang berkaitan dengan PNPM Mandiri Perdesaan. MAD Sosialisasi juga merupakan pertemuan untuk menentukan kesepakatan-kesepakatan antardesa dalam melaksanakan PNPM Mandiri Perdesaan.

- Musyawarah Desa (Musdes) Sosialisasi sebagai ajang sosialisasi atau penyebaran informasi PNPM Mandiri Perdesaan di tingkat Desa.

(Metode, media atau alat yang digunakan dalam pelaksanaan sosialisasi di Kecamatan melalui Musyawarah Antar-Desa (MAD), di Desa melalui Musyawarah Desa (MD) dan di Dusun, dapat dibaca dalam Penjelasan III PTO tentang Musyawarah-Musyawarah PNPM Mandiri Perdesaan, sedangkan tentang teknik memfasilitasi dalam suatu pertemuan lihat Penjelasan II PTO tentang Fasilitasi dan Pelatihan)

Agar proses sosialisasi dan penyebaran informasi di tingkat masyarakat/kelompok berjalan optimal, fasilitator perlu melakukan hal-hal berikut:

- Pemanfaatan Forum:
1) Selain melalui forum-forum pertemuan yang diagendakan program, manfaatkan forum-forum pertemuan yang ada di masyarakat seperti rapat-rapat aparat desa dan aparat kecamatan, arisan
2) Manfaatkan setiap kesempatan bertemu dengan sekumpulan masyarakat di pos ronda, lapangan olah raga, tempat pengajian, persekutuan, misa, perayaan (selamatan/kendurian) atau tempat-tempat berkumpul masyarakat lainnya, untuk sosialisasi dan penyebaran informasi PNPM Mandiri Perdesaan

- Undangan:
3) Gunakan cara-cara yang lazim dilakukan di masyarakat (seperti: menggunakan “kentongan”, diumumkan melalui masjid, gereja, radio komunitas, atau media lainnya) untuk mengundang masyarakat di setiap pertemuan
4) Bila menggunakan undangan tertulis, usahakan undangan tersebut juga di tempel di papan-papan informasi. Dengan begitu, setiap orang merasa berhak untuk hadir
5) Tidak boleh melakukan pertemuan sosialisasi hanya dengan kelompok dari kalangan tertentu saja atau sengaja tidak melakukan sosialisasi kepada kelompok tertentu

- Bahasa dan Pengeras Suara:
6) Gunakan bahasa yang sederhana dan dimengerti masyarakat. Bila perlu, gunakan bahasa lokal
7) Dalam penyampaian informasi kepada masyarakat, gunakan simbol-simbol, istilah atau pepatah yang ada di masyarakat, sehingga mudah untuk diingat
8) Di beberapa lokasi, masyarakat lebih cepat menangkap informasi yang disampaikan dengan suara (audio). Oleh sebab itu, pastikan menggunakan pengeras suara agar semua peserta dapat mendengar informasi yang disampaikan

- Keberlanjutan Informasi:
9) Informasi PNPM Mandiri Perdesaan jangan sekedar disampaikan begitu saja dalam satu kali pertemuan, tetapi perlu diberikan pemahaman kepada masyarakat secara terus-menerus. Misalnya tentang daftar kegiatan yang tidak dapat didanai oleh PNPM Mandiri Perdesaan (negative list); mengapa kegiatan-kegiatan tersebut tidak boleh didanai; mengapa proses atau tahapan PNPM Mandiri Perdesaan dirasakan cukup panjang; mengapa ada dana yang sifatnya hibah dan ada pinjaman yang harus dikembalikan; mengapa harus ada musyawarah untuk menentukan usulan prioritas; mengapa dana tidak dibagi rata saja; dan lain-lain
10) Masyarakat pada dasarnya akan tertarik, menerima informasi suatu program yang datang dari luar dan akan mau berperan serta memberikan kontribusinya jika mereka merasakan ada manfaat yang dapat diambil. Untuk itu, perlu diberikan pemahaman kepada masyarakat bahwa PNPM Mandiri Perdesaan merupakan salah satu “jembatan” bagi masyarakat desa untuk memenuhi kebutuhannya dengan memberi contoh lokasi terdekat yang pernah melaksanakan PNPM Mandiri Perdesaan sebelumnya (PPK) dengan hasil yang baik.

1.2.2. SOSIALISASI MELALUI MEDIA INFORMASI

Selain melalui pertemuan-pertemuan langsung dengan masyarakat, pelaku PNPM Mandiri Perdesaan didorong untuk melakukan sosialisasi dan penyebaran informasi melalui media-media informasi lainnya. Dewasa ini, cukup banyak media informasi yang berkembang di masyarakat dan dapat digunakan sebagai media penyebarluasan informasi, baik media informasi tradisional maupun modern. Beberapa media informasi yang dapat digunakan adalah:

a. Media Visual
- Papan Informasi
Papan Informasi (PI) merupakan tempat untuk menempelkan informasi yang perlu diketahui masyarakat. Selain sebagai sarana informasi, PI juga merupakan sarana pembelajaran (edukasi) prinsip transparansi dan akuntabilitas bagi masyarakat dan pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di lokasi tersebut. Untuk itu, pelaku PNPM Mandiri Perdesaan harus memastikan keberadaan PI di setiap lokasi dan ketersediaan informasinya bagi masyarakat.

Melihat kegunaannya yang besar bagi masyarakat dan pelaku program, maka PI harus dikelola dan dipelihara dengan baik:
1) PI harus dibuat menarik perhatian dan membangkitkan rasa ingin tahu warga. Baik dari tata warna PI itu sendiri, maupun tata letak, dan ragam informasi yang disajikan.
2) Informasi yang disajikan dapat berupa informasi mengenai kegiatan yang sedang berlangsung di desa, perkembangannya, masalah yang timbul, dan informasi lain yang dianggap perlu diketahui warga, seperti undangan rapat di kelurahan, arisan, pengajian, lomba-lomba atau acara lain (bila ada), dan juga Buletin yang telah dibaca oleh pelaku PNPM Mandiri Perdesaan atau media cetak lain yang informasinya bermanfaat.
3) Informasi yang ditampilkan tidak harus diketik dengan mesin tik atau komputer, tetapi bisa juga ditulis tangan dengan rapi dan indah, atau berupa gambar-gambar menarik yang dapat mewakili informasi yang akan disampaikan.
4) Karena sifatnya untuk memberikan informasi (termasuk perkembangan tahapan dan jadwal-jadwal kegiatan), maka informasi di PI harus selalu diperbarui secara berkala, minimal sebulan sekali. PI tidak boleh dibiarkan kosong, apalagi rusak dan tidak terurus. Karena bila rusak atau tidak terurus, maka minat warga untuk mendapatkan informasi program melalui PI akan menurun, dan fasilitator dinilai telah mengabaikan hak masyarakat untuk mendapatkan informasi
5) Untuk menjaga kelangsungan dan memastikan ketersediaan informasi di PI secara rutin, maka Fasilitator Kecamatan, PjOK, dan pelaku lain, dapat memprakarsai pembuatan tim kerja untuk memelihara dan mengelola PI secara swadaya, baik dengan membuat tim kerja baru ataupun dengan mengaktifkan tim-tim yang telah ada di desa dan kecamatan.
6) PI dan informasi yang ditempel harus terlindung dari hujan dan terhindar dari kemungkinan dirusak/dirobek. Bentuk dan desain informasi diserahkan sepenuhnya kepada pengelola PI sesuai dengan kreasi masing-masing, asalkan menarik perhatian.
7) Lengkapi selalu PI dengan alamat untuk pengaduan, saran dan informasi program, yakni:
i. SMS Pengaduan dan Informasi Pusat: 021-70417954
ii. Nama dan Nomor Telepon Fasilitator Kecamatan dan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK)
8) Untuk mengantisipasi warga yang kurang memiliki minat baca atau belum dapat membaca sama sekali, maka Fasilitator Kecamatan, PjOK dan pelaku lainnya, dapat sesekali mengajak warga untuk berkumpul di depan PI guna menjelaskan apa yang diinformasikan dalam PI tersebut.






Layout Papan Informasi Bentuk Landscape



PAPAN INFORMASI
PNMP MANDIRI PERDESAAN
DESA Andalan KECAMATAN Benchmark
KABUPATEN Contoh – PROVINSI Sampel

Prinsip/ Prosedur PNPM Mandiri:

Pengumuman Penting: pencairan dana/ proses & hasil lelang/ kemajuan kegiatan/ daftar pekerja/ HOK/ insentif/ pelatihan/ udangan musyawarah/ hasil verifikasi/ info lain (daftar hansip/ tim sepak bola, dll)

SPP/ UEP:
Kelompok/ anggota penerima SPP atau UEP/ nama-nama bakal penerima pinjaman SPP/ UEP:
Tingkat atau angka pengembalian/ seruan membayar/ sanksi-sanksi
Rekap Keuangan: Keuangan UPK/ Rekening UPK/ Pertanggungjawaban keuangan TPK/ Rekap keseluruhan dana/ dll
Buletin/ Brosur: Buletin PPK/ Buletin warga/ Buletin Kabupaten/ Brosur/ dll



Hasil Musyawarah/ Acara Lain:
Hasil MD I Desa A:






Berita Acara
MAD:

Foto-Foto Kegiatan PNPM dan Warga



Suara Warga: Puisi/ karikatur/ cerita menarik/ pantun/ dll KONTAK/ PENGADUAN:
SMS : 021-70417954
F-Kec :
FT-Kec :
PjOK :

Tabel 1. Jenis Informasi, Frekuensi, Waktu, Lokasi dan
Penanggung Jawab Penayangan Informasi pada PI

Jenis Informasi Frekuensi Waktu Lokasi Penanggung Jawab
- Prinsip & kebijakan PNPM Mandiri Perdesaan
- Jadwal sosialisasi di setiap desa
- Pengurus TPK/ KPMD terpilih
- Sanksi-sanksi
- Rencana penggunaan DOK
- Tugas & tanggung jawab TPK/ KPMD 1x Setelah MAD I Kecamatan dan semua desa FK, PjOK,BKAD TPK
- Rencana kerja KPMD
- Jadwal MD II 1x Setelah pelatihan KPMD Desa dan semua dusun FK, KPMD, TPK
- Daftar gagasan dari dusun/ kelompok
- Nama utusan dusun/ kelompok yang
ke MD II 1x Setelah pertemuan di dusun/ kelompok Desa dan semua dusun FK, PL, KPMD, TPK
- Daftar harga barang/ material
- Perhitungan bunga pinjaman
- Rincian penggunaan DOK
1x setiap pertanggung-jawaban 4-6 minggu setelah MAD I Kecamatan dan semua desa/ dusun Fas-Kab, FK, BKAD, UPK, TPK
- Usulan desa yg maju ke MAD II
- Nama utusan desa ke MAD II
- Nama calon pengurus UPK
- Nama calon pengamat (tokoh kecamatan)
- Sanksi-sanksi 1x

Setelah MD II Kecamatan, semua desa/ dusun BKAD, TPK, KPMD, PL, FK
- Hasil/ rekomendasi Tim Verifikasi 1x Setelah verifikasi Kecamatan, semua desa BKAD, PL, FK, PjOK
- Berita acara MAD II
- Ranking usulan desa penerima BLM
- Pengurus UPK terpilih
- Daftar usulan yang disetujui
- SPC
- Laporan akhir penggunaan DOK 1x Setelah MAD II & MAD III Kecamatan, semua desa/ dusun PjOK, FK, BKAD, PL, KPMD, TPK
- Struktur tim pelaksana
- Rencana kerja tim pelaksana
1x Setelah tim pelaksana terbentuk Semua desa/ dusun FK, KPMD, PL, TPK
- Kuotasi harga barang
- Berita acara penawaran barang
- Surat perjanjian dengan supplier 1x Setelah tender Kecamatan, semua desa/ dusun PjOK, FK, BKAD, TPK
- Dokumen-dokumen pencairan dana
Setiap tahap pencairan Setelah dana cair Kecamatan, desa/ dusun FK, BKAD, UPK, KPMD, PjOK, TPK, PL
- Desain teknis dan denah lokasinya 1x Awal tahap pelaksanaan Desa/ dusun FK, TPK, KPMD, PL
- Rincian penggunaan dana oleh TPK/UPK
- Foto kopi rekening UPK
- Rincian realisasi anggaran biaya Setiap bulan Tahap pelaksanaan Kecamatan, semua desa/ dusun BKAD, UPK, FK, TPK, PL
- Daftar pekerja, besar insentif dan rincian pembayaan HOK Setiap ada pembayaran Tahap pelaksanaan Semua desa/ dusun FK, BKAD, TPK, KPMD, PL
- Laporan rekap keseluruhan dana Setiap bulan Tahap pelaksanaan Semua desa/ dusun FK, BKAD, TPK, KPMD, PL
- Daftar nama anggota kelompok SPP dan rincian alokasi modal/ pinjaman per anggota 1x Tahap pelaksanaan Semua desa/ dusun FK, UPK, TPK, KPMD, PL, Ketua Kelompok
- Rencana dan realisasi pengembalian (tabel cicilan per bulan)
- Fotokopi rekening UPK untuk
Pengembalian Setiap bulan Tahap pelaksanaan Semua desa/ dusun KPMD, TPK, Ketua Kelompok
- Rekap laporan penggunaan dana pertanggungjawaban akhir Setiap bulan Tahap pelaksanaan Semua desa/ dusun FK, BKAD, UPK, TPK, PL
- Buletin PNPM Mandiri Perdesaan Setiap dua bulan Tahap pelaksanaan Semua desa BKAD, KPMD, TPK, FK, PL

- Poster
Poster menjadi media yang dapat menarik perhatian, baik karena ukurannya yang relatif besar, layout gambar yang menarik, serta pesan yang disampaikan. Oleh sebab itu, konsultan/fasilitator didorong untuk menempel poster-poster PNPM Mandiri Perdesaan di tempat umum/di tempat terbuka/di keramaian, agar dapat dilihat oleh masyarakat umum. Poster-poster program juga harus selalu dipasang di kantor-kantor konsultan/fasilitator dan tempat-tempat musyawarah berlangsung.

- Spanduk
Spanduk menjadi salah satu alternatif media komunikasi yang sangat efektif dalam menyampaikan pesan, memberitahukan sesuatu, meningkatkan penyadaran dan membangkitkan motivasi masyarakat. Misalnya untuk mengajak masyarakat berpartisipasi dalam kegiatan, meningkatkan kesadaran warga untuk turut menjaga/melestarikan hasil-hasil kegiatan, mengajak warga agar membayar pinjaman tepat waktu, dan lain-lain.

Untuk tujuan itu, pelaku PNPM Mandiri Perdesaan didorong membuat spanduk atau dapat memfasilitasi masyarakat/lembaga/unit kegiatan lain dalam pembuatan spanduk guna kepentingan/kelancaran kegiatan program dan di tempatkan ditempat umum/di tempat terbuka/di keramaian.

Pembuatan spanduk hendaknya memperhatikan:
1) Maksud/tujuan yang ingin dicapai/disampaikan
2) Tempat dan target penerima informasi; forum diskusi (di ruangan) atau masyarakat luas (tempat umum/jalan raya)
3) Gunakan kalimat singkat, padat, jelas, tegas, maksimal 12 kata agar mudah diingat
4) Buat layout/ desain dengan tata warna menarik. Perhatikan hal-hal berikut:
i. Antara warna kain dan tulisan harus kontras, misalkan: warna kain putih, warna tulisan hitam atau biru tua
ii. Gunakan bentuk huruf (font) dan ukuran huruf yang besar agar terbaca dari jauh
iii. Hindari tulisan berwarna biru, bisa membuat mata pedih!!!
iv. Hindari pemakaian warna-warna yg banyak digunakan di sekitar lokasi pemasangan. Misalnya; spanduk warna hijau dengan tulisan kuning diantara rindangnya pepohon sebuah taman.
- Buletin
Selain sebagai media pembelajaran, buletin merupakan media yang efektif untuk berbagi pengalaman/ praktik terbaik (best practices) pelaksanaan program di lokasi. Oleh sebab itu, selain didorong untuk aktif menyampaikan informasi perkembangan kegiatan dan kisah menarik dari lokasi masing-masing untuk dimuat dalam buletin yang dibuat di tingkat nasional, perlu diupayakan pengadaan buletin lokal (warga) secara swadaya, yang disesuaikan dengan kebutuhan informasi masyarakat lokal.

Konsultan di daerah, bahkan fasilitator, dapat membuat buletin sederhana untuk warga dengan cara berikut:

1) Cantumkan logo PNPM Mandiri Perdesaan
2) Siapkan nama yang akrab di kalangan warga
3) Tentukan rubrikasi tergantung jumlah halaman (minimal satu halaman bolak-balik), kebutuhan informasi/info.... yang perlu diketahui warga.
4) Kumpulkan data-data/materi informasi untuk disajikan pada periode tertentu, dapat meliputi:
i. Progres kegiatan, best practices, dan lain-lain
ii. Peristiwa yang paling menarik di desa/lokasi kerja, yang bisa menjadi contoh, baik contoh buruk ataupun bagus. Bisa mengenai proses penggalian gagasan, musyawarah, partisipasi, pengerjaan kegiatan fisik, kinerja kelompok Simpan Pinjam kelompok Perempuan (SPP), penyelesaian masalah, dukungan aparat, hasil kegiatan, kinerja tim pemelihara, atau inovasi-inovasi lain.
iii. Temuan hasil kunjungan lapangan ke kecamatan atau desa-desa
iv. Informasi kunjungan dari luar kabupaten, misal Konsultan dari provinsi/ Jakarta atau lainnya
v. Informasi lain yang perlu diketahui oleh warga (jadwal musyawarah/kelompok yang belum membayar pinjaman, dll)
vi. Foto-foto yang berkaitan dengan artikel/ tulisan yang ditampilkan atau foto bebas untuk rubrik khusus seperti Foto Galeri
5) Sajikan (dapat diketik atau ditulis tangan) intisari informasi dengan singkat, jelas dan dengan bahasa yang mudah dipahami warga.
6) Buletin yang telah dibuat dapat digandakan dan disebarkan kepada masyarakat, juga dapat ditempel di papan informasi

- Surat Kabar
Selain sebagai media sosialisasi dan penyebaran informasi, media cetak (surat kabar, majalah, tabloid, buletin) atau media massa lain, dapat berfungsi sebagai kontrol pelaksanaan kegiatan di lapangan.

Surat kabar merupakan media cetak yang tepat untuk sosialisasi PNPM Mandiri Perdesaan, karena akses masyarakat terhadap media ini cukup tinggi. Konsultan dan fasilitator diharapkan dapat mengupayakan penyebaran informasi kegiatan program melalui surat kabar.
1) Identifikasi surat kabar/media massa lain di lokasi kerja, terutama yang memiliki rubrik pemberdayaan masyarakat
2) Jajaki kerja sama dengan media massa dengan cara:
i. Menulis artikel berkaitan dengan pelaksanaan program dan mengirimkannya ke media tersebut
ii. Membuat press release secara reguler
iii. Mengundang sebanyak-banyaknya wartawan media massa lokal (termasuk radio) dalam setiap pelaksanaan Rapat koordinasi konsultan di tingkat Provinsi atau di Kabupaten
iv. Konsultan dan Tim koordinasi di daerah dapat membawa serta wartawan pada saat melakukan supervisi-monitoring ke lokasi program guna menyaksikan secara langsung kegiatan masyarakat dan program

- Situs Web/ Blog
Upaya meningkatkan pengenalan dan pemahaman program, pembelajaran transparansi dan akuntabilitas publik, salah satunya juga dapat dilakukan melalui situs web/blog. Konsultan dan fasilitator dapat berkreasi untuk menyampaikan informasi dengan membangun situs blog/web sederhana atau memanfaatkan situs-situs web yang telah ada. Konsultan dan fasilitator harus aktif mendukung ketersediaan informasi dan cerita untuk ditayangkan di situs resmi PNPM Mandiri Perdesaan.

Untuk mendukung upaya tersebut, maka diharapkan pelaku di lapangan dapat:

1) Mensosialisasikan keberadaan situs resmi PNPM Mandiri Perdesaan kepada para pelaku PNPM Mandiri Perdesaan/stakeholder di lokasi masing-masing, menciptakan budaya mengakses informasi dan melakukan komunikasi melalui situs tersebut secara berkala
2) Mengirimkan fakta dan data, berita, cerita lapangan, gambar/foto dan informasi kegiatan di lokasi masing-masing, secara berkala
3) Berperan aktif dalam melakukan diskusi secara online di saluran Forum Diskusi dalam situs resmi PNPM Mandiri Perdesaan
4) Mencantumkan alamat situs PNPM Mandiri Perdesaan; alamat informasi dan pengaduan, serta e-mail kontak dan pengaduan pada setiap dokumen cetakan

b. Media Audio

Di beberapa lokasi, masyarakat lebih cepat menangkap informasi yang disampaikan melalui media audio seperti radio. Terdapat tiga jenis radio yang dapat dijadikan saluran sosialisasi dan penyebaran informasi program, yakni Radio Komunitas, Radio Publik/ Pemerintah, dan Radio Komersil/ Swasta.

Dari ketiga jenis radio tersebut, Radio Komunitas merupakan media audio yang paling memungkinkan digunakan di perdesaan, karena berada lebih dekat dengan komunitas dan berada dalam jangkauan frekuensi radio warga di perdesaan. Radio Publik dan Radio Komersil dapat menjadi salah satu saluran sosialisasi dan penyebaran informasi mulai di tingkat kecamatan sampai provinsi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, fasilitator, konsultan dan Tim koordinasi dapat berperan lebih aktif dalam menjalin kerja sama dengan stasiun radio yang berada di wilayahnya, untuk kepentingan sosialisasi dan menanamkan ”rasa memiliki” masyarakat terhadap program:
- Identifikasi radio yang berbasis di lokasi kerja
- Manfaatkan acara-acara interaktif, yang memungkinkan pelaku PNPM Mandiri Perdesaan menyampaikan informasi program, seperti acara ”kirim-kirim salam/ pesan” atau ”request” lagu. Pelaku PNPM Mandiri Perdesaan, misalnya, dapat menyisipkan undangan musyawarah desa atau pengumuman singkat tentang kegiatan atau pelaksanaan program
- Lakukan pendekatan dan jajaki kerja sama dengan pihak pengelola radio. Pelaku PNPM Mandiri Perdesaan dapat memfasilitasi pembuatan program acara reguler berupa: dialog (talkshow) dipadu dengan acara ”kirim-kirim salam/pesan” atau ”request” lagu.

1.2.2. MEDIA ALTERNATIF
Guna lebih mendekatkan PNPM Mandiri Perdesaan kepada masyarakat luas, maka konsultan di lapangan harus dapat memanfaatkan setiap forum-forum pertemuan (sekecil apapun) sebagai media untuk kepentingan sosialisasi dan penyebaran informasi.

a. Pameran dan Bazaar

Konsultan dapat menjajaki kemungkinan untuk memanfaatkan sejumlah kegiatan yang digagas dan diselenggarakan Pemerintah Daerah atau pihak swasta sebagai media promosi program, seperti Pameran Pembangunan Tahunan di daerah, Pameran Teknologi Tepat Guna (TTG), pameran kerajinan dan sejumlah pameran yang menggelar potensi daerah lainnya.

Dalam pameran, selain informasi umum mengenai program, juga penting untuk menampilkan foto-foto kegiatan dan hasil yang diperoleh. Di lokasi dimana terdapat pengrajin penerima SPP atau kegiatan ekonomi, konsultan diharapkan memfasilitasi dan menampilkan hasil kerajinan mereka (bazaar) di ajang pameran tersebut, serta menyediakan katalog kelompok pengrajin yang berisi informasi kelompok, kegiatan kelompok dan hasil produksinya. Akan lebih menarik perhatian pengunjung bila dalam setiap pameran diadakan lomba/kuis dengan hadiah sederhana dan demo pembuatan beberapa produk yang diperagakan oleh sipembuat.

b. Pentas Seni dan Budaya/ Pekan Olahraga dan Kesenian

Pentas seni-budaya dan Pekan Olahraga dan Kesenian (Porseni) juga dapat dimanfaatkan sebagai media sosialisasi. Salah satunya dengan menampilkan pelaku program yang memiliki kemampuan seni-budaya dalam konteks “Wakil PNPM Mandiri Perdesaan”, atau dengan menyelipkan hal-hal yang berkaitan dengan informasi program dalam kegiatan seni-budaya yang digelar oleh pihak lain.

c. Perpustakaan

Dalam upaya menyosialisasikan dan menyebarkan informasi program, konsultan/fasilitator ddiharapkan dapat mendorong pengadaan perpustakaan sederhana atau tempat khusus, terutama di setiap kantor KM-Prov, Fas-Kab dan UPK, untuk menampilkan materi-materi cetakan, seperti:

- Laporan Bulanan Program, yang dibuat oleh konsultan/fasilitator
- Laporan Tahunan Program, yang diproduksi di tingkat nasional
- Map Paket Informasi Program, yang diproduksi di tingkat nasional
- Profil Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan per provinsi/per kabupaten/per kecamatan, tergantung tingkat wilayah
- Buletin-buletin Program, baik yang diproduksi oleh nasional maupun lokal
- Buku-buku yang diproduksi oleh program (buku PTO dengan Penjelasan dan Formulirnya, buku panduan teknis, petunjuk sederhana, cerita pengalaman terbaik/best practices, dll)
- Buku-buku lain produksi umum tetapi bermanfaat sebagai bahan rujukan
- Materi cetakan lainnya: leaflet/brosur/flipchart, poster, dll

Perpustakaan atau tempat khusus tersebut harus terlihat dan dapat menarik perhatian


1.3. EVALUASI

Hasil-hasil sosialisasi dan penyebaran informasi perlu dievaluasi oleh Tim Sosialisasi di setiap tingkatan, serta oleh konsultan/fasilitator yang melakukan kunjungan lapangan ke setiap lokasi. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk melihat apakah tujuan sosialisasi dan penyebaran informasi dapat mencapai sasaran, seperti di bawah ini.









Gambar Bagan Alir Sosialisasi



Salah satu cara sederhana yang dapat dilakukan dalam proses evaluasi adalah mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut, untuk kemudian dicarikan solusinya:

1. Kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi apa saja yang telah dilakukan? Apakah sesuai jadwal. Bila belum, apa kendalanya?
2. Apakah tujuan dari kegiatan-kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi tersebut sudah tercapai? Bila tidak, apa penyebabnya, dimana letak kekurangannya?
3. Apakah kegiatan-kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi yang dilakukan telah mencapai sasaran/target yang diharapkan? Bila tidak, kenapa?
4. Apakah materi sosialisasi dan penyebaran informasi yang dibutuhkan telah terpenuhi? Bila tidak, dimana letak kekurangannya dan kenapa?
5. Apakah metode penyampaian sosialisasi dan penyebaran informasi yang dipakai sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai? Bila tidak, metode seperti apa yang harus digunakan untuk setiap kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi?
6. Apakah waktu pelaksanaan sosialisasi dan penyebaran informasi yang dijadwalkan itu tepat, sehingga dapat diakses oleh sebanyak-banyaknya warga? Bila tidak, kapan sajakah waktu yang tepat untuk melakukan tiap-tiap kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi?
7. Khusus untuk melihat pengelolaan dan pemeliharaan Papan Informasi, dapat dilakukan upaya pemetaan dan pemantauan dengan menggunakan Form 67m dan Form 69i dalam Formulir Petunjuk Teknis Operasional PNPM Mandiri Perdesaan
8. Apakah kendala yang dihadapi dalam kegiatan-kegiatan sosialisasi dan penyebaran informasi tersebut lebih disebabkan oleh masalah teknis atau kinerja pelaku?

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Silahkan mengisi kotak komentar dengan tetap mengedepankan kesantunan dan kesopanan, tanpa mengurangi nilai kritis anda